Вправе ли организация в целях налога на прибыль учесть затраты командированного работника, если оплата билета на автобус подтверждается квитанцией из системы "Робокасса", в которой не указаны ни фамилия работника, ни QR-код (идентифицировать можно только по номеру заказа, указанному в билете)?

Вопрос: Вправе ли организация в целях налога на прибыль учесть затраты командированного работника, если оплата билета на автобус подтверждается квитанцией из системы "Робокасса", в которой не указаны ни фамилия работника, ни QR-код (идентифицировать можно только по номеру заказа, указанному в билете)?

Ответ: Надлежащим подтверждением оплаты проезда, в том числе произведенной через систему "Робокасса", является кассовый чек. Однако организация не лишена возможности использовать иные подтверждающие документы, оформленные в соответствии с законодательством РФ, если из этих документов четко и определенно видно, какие расходы были произведены.

 

Обоснование: В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ расходы организации на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией.

Для целей уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль указанные расходы должны отвечать критериям п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть должны быть экономически обоснованны и подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли организаций является авансовый отчет работника с приложением к нему надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих осуществленные расходы (Письмо Минфина России от 08.12.2022 N 03-03-07/120395).

Оправдательным документом, подтверждающим произведенную перевозку на автобусе, является билет (п. 2 ст. 786 Гражданского кодекса РФ, п. 27 Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 01.10.2020 N 1586).

Однако для целей учета расходов по налогу на прибыль важно документальное подтверждение не только факта приобретения товаров (работ, услуг и т.п.), но и факта их оплаты.

При этом НК РФ не устанавливает конкретного перечня документов, которые подтверждают произведенные расходы, тем самым не ограничивает налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов (Письмо Минфина России от 05.02.2021 N 03-07-11/7456). В то же время в Письме Минфина России от 05.12.2019 N 03-03-06/2/94579 указано, что для целей налога на прибыль организаций подтверждающие документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ и из этих документов должно быть четко и определенно видно, какие расходы были произведены.

Для принятия наличных денежных средств от физических лиц, а также обеспечения возможности использования электронных средств платежа допускается привлечение платежного агента (ст. 3 Федерального закона от 03.06.2009 N 103-ФЗ "О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами" (далее - Закон N 103-ФЗ)) или банковского платежного агента на основании договора, заключенного с оператором по переводу денежных средств (кредитной организацией) (п. п. 1 и 2 ч. 1 ст. 14 Федерального закона от 27.06.2011 N 161-ФЗ "О национальной платежной системе" (далее - Закон N 161-ФЗ)).

Платежный агент - это юридическое лицо, за исключением кредитной организации, или индивидуальный предприниматель, осуществляющие деятельность по приему платежей физических лиц (п. 3 ст. 2 Закона N 103-ФЗ).

Банковский платежный агент - это юридическое лицо, не являющееся кредитной организацией, или индивидуальный предприниматель, которые привлекаются кредитной организацией в целях осуществления отдельных банковских операций (п. 4 ст. 3 Закона N 161-ФЗ).

Как следует из Перечня банковских платежных агентов, осуществляющих операции платежных агрегаторов, приведенного на сайте Банка России (https://www.cbr.ru/PSystem/registers/), ООО "Робокасса" является банковским платежным агентом.

Банковские платежные агенты при осуществлении расчетов с использованием автоматических устройств для расчетов обязаны выдать кассовый чек на бумажном носителе и (или) направить покупателю (клиенту) кассовый чек в электронной форме или сведения в электронной форме, идентифицирующие такой кассовый чек (регистрационный номер контрольно-кассовой техники, сумма, дата и время расчета, фискальный признак документа), и информацию об адресе информационного ресурса, который размещен в сети Интернет и по которому такой кассовый чек может быть бесплатно получен покупателем (клиентом) (п. 5.5 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации" (далее - Закон N 54-ФЗ)).

Платежные агенты при приеме платежей также обязаны использовать контрольно-кассовую технику (ч. 12 ст. 4 Закона N 103-ФЗ).

Согласно ч. 4 ст. 14.2 Закона N 161-ФЗ, ч. 2 ст. 5 Закона N 103-ФЗ кассовый чек, выдаваемый клиенту платежным агентом или банковским платежным агентом, должен соответствовать требованиям законодательства Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники. Обязательные реквизиты кассового чека, выдаваемого банковским платежным агентом, установлены п. п. 1 и 4 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ.

Таким образом, чек контрольно-кассовой техники, выданный платежным агентом или банковским платежным агентом, является надлежащим документом, подтверждающим произведенные расходы на оплату проезда.

Вместе с тем при отсутствии кассового чека для подтверждения оплаты проезда могут быть использованы и иные документы, в частности:

- слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник (Письма Минфина России от 24.03.2021 N 03-03-07/21069, от 24.06.2016 N 03-03-06/1/36877);

- подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате билета (Письмо Минфина России от 04.07.2011 N 03-03-07/24);

- другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности (Письмо Минфина России N 03-03-07/24).

 

Е.И. Ефремова

Советник государственной

гражданской службы РФ

2 класса

Вопрос: Вправе ли организация в целях налога на прибыль учесть затраты командированного работника, если оплата билета на автобус подтверждается квитанцией из системы "Робокасса", в которой не указаны ни фамилия работника, ни QR-код (идентифицировать можно только по номеру заказа, указанному в билете)? (Консультация эксперта, ФНС России, 2023)