Какие документы нужно оформлять для выплаты компенсации за использование работником личного автомобиля в командировке?

Вопрос: Какие документы нужно оформлять для выплаты компенсации за использование работником личного автомобиля в командировке?

Ответ:  Чтобы оформить использование личного автомобиля работника в командировке, заключите с ним письменное соглашение, а также отразите информацию об использовании автомобиля в ЛНА.

В качестве дополнительных документов рекомендуем оформить приказ о направлении работника в командировку, путевой лист и приказ о выплате компенсации.

Решение работодателя о проезде работника на его личном транспорте следует зафиксировать письменно. Например, можно отразить такую информацию в приказе о направлении в командировку. Данные выводы сделаны исходя из анализа абз. 1 п. 6 Положения о служебных командировках, а также с учетом разъяснений, приведенных в Письме Минфина России от 20.04.2015 N 03-03-06/22368.

Рекомендуем оформлять путевой лист при поездках в командировку на личном транспорте работников, поскольку данный документ:

• является одним из документов, подтверждающих использование личного автомобиля при поездке в командировку (абз. 1 п. 6 Положения о служебных командировках, Письмо Минфина России от 20.04.2015 N 03-03-06/22368);
• позволяет подтвердить расходы на ГСМ (Письмо Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161). По нашему мнению, эта позиция ведомства остается актуальной и при применении Приказа Минтранса России от 28.09.2022 N 390, которым утвержден Состав сведений путевого листа.

Форму путевого листа, оформляемого при использовании личного автомобиля в командировке, Вы можете разработать самостоятельно. Главное, чтобы в вашей форме были все сведения, утвержденные Приказом Минтранса России от 28.09.2022 N 390.

Если Вы не хотите разрабатывать свою форму, то можете использовать унифицированную форму N 3 путевого листа легкового автомобиля, отразив в ней все необходимые сведения.

Кроме этого, каждый раз при выплате компенсации за использование автомобиля оформляйте приказ, в котором указывайте ее размер. Этот приказ будет служить основанием для ее выплаты (Письмо Минфина России от 15.09.2005 N 03-03-04/2/63). Проверьте, совпадают ли в нем дни, за которые выплачивается компенсация, с датами командировки. Сопоставьте их с датами, указанными в приказе о направлении в командировку, путевом листе. Проверьте кассовые чеки, квитанции, иные документы, которые подтверждают расходы, произведенные по маршруту следования.

Образец приказа о возмещении расходов, связанных с использованием личного автомобиля в служебных целях

См. также

• Как заключить соглашение об использовании работником личного автомобиля в командировке
• Что отразить в локальном нормативном акте, если работник использует личный автомобиль в командировке
• Как заполнить путевой лист

 

Готовое решение: Как оформить использование личного автомобиля работника в командировке (КонсультантПлюс, 2026)