Расходы на проживание работника во время командировки в гостинице оплачены с карты иного лица. Могут ли расходы на проживание быть учтены в целях налога на прибыль?

Вопрос: Расходы на проживание работника во время командировки в гостинице оплачены с карты иного лица. Могут ли расходы на проживание быть учтены в целях налога на прибыль?

Ответ: Расходы на проживание в командировке могут быть учтены в целях налога на прибыль, если будет подтверждено, что работник вернул денежные средства лицу, оплатившему проживание в гостинице.

 

Обоснование: Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ).

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов на проезд и наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749)).

Работникам возмещаются расходы на проезд и наем жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации (п. 11 Положения N 749).

В целях налогообложения прибыли организаций налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 Налогового кодекса РФ).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

К прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся расходы на командировки, в частности затраты на наем жилого помещения (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В Письме ФНС России от 22.06.2011 N ЕД-4-3/9876 указано, что одним из условий возмещения работодателем командировочных расходов работнику организации является факт осуществления затрат командированным лицом, в том числе с использованием банковской карты работника. В этом случае к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты работника, квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и другое, в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты.

Если оплата услуг командированного работника производится с банковской карты иного лица и иное лицо подтверждает возврат средств, то оснований считать, что расходы понесены некомандированным лицом, не имеется.

Следовательно, в целях налогообложения прибыли расходы на проживание в гостинице могут быть учтены, если документально подтвердить, что работник вернул денежные средства лицу, оплатившему проживание в гостинице, например, выпиской по счету этого лица.

 

Н.Н. Тактаров

Советник государственной

гражданской службы РФ

3 класса

Вопрос: Расходы на проживание работника во время командировки в гостинице оплачены с карты иного лица. Могут ли расходы на проживание быть учтены в целях налога на прибыль? (Консультация эксперта, УФНС России по Республике Мордовия, 2023)